Contratos de operación y mantenimiento desde el punto de vista del cliente 

La contratación conjunta de la operación y mantenimiento de determinados tipos de plantas industriales a empresas especializadas gana cada vez más terreno en el mundo industrial. Tiene indudables ventajas, aunque también presenta algunos riesgos que es conveniente analizar y minimizar.

foto santiago despacho

 

1.Porqué contratar la operación y el mantenimiento

Los contratos de Operación y Mantenimiento, con amplias responsabilidades para el contratista, van ganando terreno poco a poco en determinados ámbitos industriales. Se trata sobre todo de plantas de nueva construcción, en las que el propietario quiere asegurar su negocio, para conocer y fijar de antemano sus costes de explotación. Estos tipos de contrato se utilizan sobre todo en determinados sectores: la producción de energía es claramente uno de ellos, aunque se observan tímidos avances en la industria automovilística y en la petroquímica, sobre todo en productos auxiliares.

El propietario de la planta actúa en la mayor parte de estos casos como inversor o promotor: dispone del dinero necesario para construir una planta, firma un contrato para su construcción y posteriormente, otro para la operación y el mantenimiento de la instalación. El precio de estos contratos  de O&M suele estar en función de la producción, aunque también suele contener una parte fija que asegura al contratista cubrir una parte importante de sus gastos, minimizando así sus riesgos para el caso de que el propietario o cliente decidiera no utilizar toda su capacidad de producción.

Podemos decir pues que el principal objetivo que busca el cliente al contratar la operación y el mantenimiento de su planta industrial es asegurar su negocio, conociendo de antemano sus costes. Pero ésta no es la única. 

La segunda razón que es posible constatar es la flexibilidad en la gestión de los recursos humanos. Las tareas de operación y mantenimiento requieren, en muchas ocasiones, realizarse en horarios amplios (turnos de 24 horas para la operación, noches, fines de semana y periodos vacacionales para determinadas tareas de mantenimiento) y también requieren de aumentos y disminuciones de plantilla, dependiendo de los trabajos a realizar. Con una plantilla propia esta flexibilidad es baja, y genera constantes fricciones en las relaciones laborales. Los contratos de O&M trasladan estos problemas fuera de la empresa cliente, que ve así reducida su conflictividad laboral, y obtiene la flexibilidad que necesita.

Hay todavía una tercera razón por la que las empresas realizan contratos de O&M: la exigencia de resultados. Es más difícil para una empresa exigir unos resultados determinados a una plantilla propia que a una empresa contratista. A nivel contractual puede ligarse la facturación del contratista con los resultados obtenidos, bien en forma de bonificaciones-penalizaciones o, como en los contratos más avanzados, ligando la facturación con la producción. De esta forma también trasladamos fuera de la empresa la gestión de la explotación de la planta: si el contratista quiere ganar dinero, tratará de aplicar los mejores sistemas de gestión posibles. Si no lo hace, perderá dinero, mucho en algunos casos. ¿Qué mejor motivación para el contratista?

Es importante recordar que el objetivo del contratista de O&M no es operar y mantener una planta industrial de la mejor forma posible: su objetivo es ganar dinero. Si el cliente no quiere verse afectado negativamente, debe asegurarse de que el contratista cumple su objetivo, gana dinero. Si el contratista no obtiene un beneficio, tratará de obtenerlo reduciendo costes, lo que puede significar reducir personal, contar con personal menos cualificado o buscar materiales de dudosa calidad. Mas tarde o más temprano, esta política de reducción de costes a la desesperada pasará factura al propietario.

 

2.Tipos de contratos de O&M

A grandes rasgos, existen tres tipos de contrato de O&M:

a)Tiempo y materiales. El contratista cobra por los trabajos que el cliente le encarga. Factura en función del tiempo de trabajo, más los materiales que utiliza. El cliente no adquiere ningún compromiso estable con el contratista: sólo paga cuando requiere de sus servicios. Es el tipo de contrato ideal cuando no se disponen de los conocimientos técnicos necesarios para abordar la Operación y el Mantenimiento, y no se desea tener una plantilla propia altamente especializada, de alto coste y con poca flexibilidad

La ventaja de este tipo de contrato es que no hay compromisos, por lo que si no se solicitan los servicios, no se origina ningún gasto.

La desventaja es indudable: los intereses del contratista son completamente opuestos a los intereses del cliente. Cuantas más averías y problemas tenga la planta, más factura el contratista. Éste no tiene ninguna motivación para proponer mejoras, para hacer reparaciones fiables, para plantear el objetivo cero averías, pues podrían acabar con una parte importante de su  facturación.

b)Contratos a precio cerrado. Por un precio determinado y fijo se incluyen una serie de trabajos, unas veces bien determinados y otras veces sin determinar con exactitud. Es el caso de contratos en el que se incluye el mantenimiento preventivo de un sistema o de una instalación junto con todo el mantenimiento correctivo que pueda surgir. 

La ventaja de este tipo de contratos es que se conoce previamente el importe a pagar, por lo que el cliente transforma un gasto variable y desconocido en un coste fijo, perfectamente determinado. 

La desventaja es que el contratista sólo mira su interés: no se preocupa por el coste de la pérdida de producción (no afecta a su facturación), y hace reparaciones fiables para un periodo corto de tiempo. Está muy interesado en disminuir sus costes, pero no en aumentar la capacidad de producción o el rendimiento de las instalaciones.

c)Contratos Full O&M. Son contratos en los que toda la responsabilidad en la explotación técnica de la planta corresponden al contratista, reservándose el cliente únicamente la explotación comercial. Suelen ser contratos tipo win-to-win, es decir, tratan de ligar los resultados de contratista y cliente, de manera que si el cliente pierde dinero, el contratista también, y si por el contrario el cliente gana dinero, el contratista también lo hace. El contratista puede aumentar sus beneficios aumentando la disponibilidad y el rendimiento de las instalaciones, e incluso, puede aumentar sus beneficios aumentando sus gastos (invirtiendo en mejoras, haciendo reparaciones más fiables, contratando a personal altamente cualificado, etc)

La ventaja indudable de este tipo de contrato es que los intereses del contratista y del cliente coinciden, y lo que afecta a uno (para bien o para mal) afecta al otro.

Es posible obtener una serie de ventajas adicionales en el caso de que la planta sea nueva y el constructor de la planta y el contratista de O&M sean la misma empresa. Entre estas ventajas estarían las siguientes:

      • No hay discusiones sobre si un fallo determinado es un problema de diseño, de montaje, de operación o de mantenimiento: la responsabilidad siempre recae sobre el contratista. 
      • El constructor tiene un gran conocimiento sobre la planta, que heredará el contratista de O&M. Eso agilizará enormemente las intervenciones cuando se produzca un fallo, lo que redundará automáticamente en la disponibilidad
      • El contratista de O&M siempre empleará materiales de primera calidad, los recomendados por el constructor. Además, los obtendrá de un modo más rápido. De nuevo, eso redundará en la disponibilidad y en la fiabilidad de la planta 

El principal inconveniente de los contratos Full O&M es que, aparentemente, son más caros. La cantidad que paga el cliente por este tipo de servicio es en apariencia mayor (la facturación es más alta) lo que puede hacer pensar que ‘cuestan’ más. No es del todo correcto, pues también el beneficio es mayor, y los riesgos, compartidos. El otro gran inconveniente es que el cliente pierde el know-how de la planta, pierde formación e información sobre los problemas de la planta y su solución, pues se centra en los resultados y no en cómo se obtienen.

 

3.Fases de la vida del contrato de mantenimiento

En un contrato de O&M, pueden identificarse cuatro fases o momentos clave:

-Preparación y firma del contrato

Esta es una actividad fundamental, pues este documento en el que se basarán las relaciones entre cliente y proveedor va a marcar todo lo que suceda a partir de ese momento. Es muy importante estudiar cual es el tipo de contrato más conveniente para los objetivos que se pretenden, sopesando pro y contras, y asegurarse de elegir al contratista más apropiado (que a menudo no es el más barato) 

-Fase inicial (implantación o movilización)

En esta fase, el contratista analiza las instalaciones, forma al personal, prepara las herramientas y medios técnicos que necesitará para el desarrollo del contrato, acopia el repuesto que necesitará, elabora un plan de mantenimiento para las instalaciones y prepara las instrucciones de operación

Es muy habitual que esta fase se descuide. Muy a menudo el contratista no comprueba el estado de las instalaciones de las que se hace cargo, no forma al personal adecuadamente,  no estudia el plan de mantenimiento más adecuado para las instalaciones y/o no redacta unas instrucciones de operación adecuadas. Una fase inicial defectuosa provoca que, en los momentos iniciales del contrato, la producción se vea afectada. El principal problema que suele aparecer es que las incidencias que se producen en esta fase no se resuelven con rapidez, pues el nuevo personal que se hace cargo de las instalaciones desconoce la planta y sus problemas. Cualquier pequeño fallo o problema puede convertirse en una parada de la producción, por tiempo indefinido.

Por ello, el cliente debe asegurarse de que ese periodo inicial se aborda con el rigor necesario, y no debe autorizar el cambio o el inicio del contrato hasta asegurar que la empresa contratista conoce la planta y sus problemas, y el personal está adecuadamente formado.

-Desarrollo del contrato

Abarca desde el momento en que se inicial los trabajos de operación y mantenimiento hasta el momento en que el cliente decide prescindir de los servicios del contratista y comunica a éste que en un periodo de tiempo determinado finalizará el contrato.

En esta fase son varios los aspectos que deben cuidarse:

  • El cumplimiento de las instrucciones de operación previamente elaboradas, y su actualización de acuerdo a la experiencia que se va obteniendo en la planta
  • La puesta en marcha de un Plan de Mantenimiento que permita cumplir los objetivos de disponibilidad. Debe entenderse que dicho plan es un documento vivo, y que debe modificarse en función de los resultados que se vayan obteniendo
  • La adecuada atención a los fallos que se producen (mantenimiento correctivo)
  • El registro de toda la información que se genera y que pueda ser útil en el presente y en el futuro, tanto para el contratista como para el cliente. Esta información se vuelve muy valiosa cuando quiere estudiarse la evolución de determinados parámetros, y sobre todo, cuando el cliente decide prescindir de los servicios del contratista

-Final del contrato (desimplantación o desmovilización).

El cliente puede verse seriamente afectado por una fase de finalización defectuosa. El contratista, una vez conoce que su contrato finaliza, pierde el interés por lo que ocurra con el futuro de la planta. Por ello, hará lo mínimo que su contrato le exija, y a veces, ni siquiera eso. El riesgo de que la planta se descuide en los últimos meses del contrato es muy alto. Por ello, este periodo debe ser tan breve como sea posible: lo suficiente para asegurar que la fase de inicio del nuevo contrato o la nueva situación se realiza con garantías de éxito. Es muy importante realizar una evaluación del estado técnico en que queda la planta (auditoría técnica de la instalación), por si fuera necesario exigir responsabilidades a la empresa contratista ‘saliente’ y por garantizar que el contratista ‘entrante’ conoce los principales problemas.

 

4. ¿Qué espera el cliente de los contratos de O&M?

Una vez que la empresa cliente ha contratado la O&M de su planta industrial a una empresa especializada, espera de ella fundamentalmente tres cosas: alta disponibilidad, fiabilidad y una larga vida útil de su instalación

  1. Alta disponibilidad de su instalación. Podríamos decir que espera que la producción sea la mayor posible, pero no sería del todo correcto. La cantidad producida depende indudablemente de una buena  operación y mantenimiento de la planta, pero también de factores ajenos a este, el más importante de los cuales es el mercado. Por tanto, lo que espera el cliente no es producir el máximo posible, sino tener su instalación preparada para producir el mayor tiempo posible.
  2. Fiabilidad. El cliente no desea paradas sorpresivas, pues esto le impide cumplir los compromisos contractuales con sus clientes. Junto a una alta disponibilidad, las paradas que se produzcan debe ser en su mayoría programadas, y con el mayor tiempo de antelación posible.
  3. Vida útil de la instalación lo más larga posible. El cliente no sólo quiere alta disponibilidad y alta fiabilidad hoy, también quiere que esos dos factores tengan altos valores durante muchos años. El cliente no sólo tiene que producir hoy; también tiene que producir mañana. 

 

5.Indicadores más importantes

Entendiendo que espera el cliente del mantenimiento contratado, es fácil definir una serie de indicadores que nos permitirán hacer una fotografía instantánea del servicio y conocer su evolución en el tiempo. Conociendo y siguiendo estos indicadores podremos saber si se mejoran resultados o si es necesario adoptar medidas correctoras de algún tipo.

  • Disponibilidad. Es, como hemos dicho, la proporción de tiempo en que la planta está disponible para producir a plena capacidad. Es importante medir tanto la disponibilidad del conjunto de la planta como la disponibilidad de los equipos más significativos
  • Rendimiento. El cliente busca unos coste de producción bajos. Para ello, el contratista debe optimizar los consumos de aquellas materias o servicios que paga el cliente fuera de su contrato de O&M (por ejemplo, el combustible, en el caso de centrales térmicas). 
  • Fiabilidad. Es la proporción de tiempo que la planta ha pasado indisponible de forma no programada. Mide la confianza técnica en la instalación
  • Averías repetitivas. Es conveniente conocer tanto el número de averías repetitivas y su evolución en el tiempo como la proporción sobre el total, pues nos da una idea de la fiabilidad de las reparaciones
  • Tiempo medio de reparación. Es el tiempo medio que transcurre desde que un fallo en una equipo es comunicado hasta que se resuelve totalmente. Nos da una idea de la eficacia de la gestión  
  • Nº de órdenes de trabajo pendientes. Este parámetro nos da una idea de la eficacia del sistema de mantenimiento y del estado de la planta
  • Proporción entre tiempo dedicado a mantenimiento programado y no programado. Nos da una idea de la fiabilidad de la planta y de la validez de la gestión del mantenimiento

 

6.La supervisión del contratista

El cliente debe supervisar el trabajo del contratista. Es demasiado arriesgado firmar un contrato de O&M, por mucho que defina las responsabilidades en caso de mala gestión, y no ocuparse de saber cómo se está llevando a cabo. En caso de una gestión inadecuada el propietario de la planta no podrá adoptar medidas correctoras a tiempo, y cuando perciba que el sistema empleado no es el adecuado será tarde: tendrá que pagar un coste muy alto para solucionar los daños provocados por esa gestión inadecuada. No hay que olvidar que los errores que se comenten en la gestión de explotación de una planta industrial no se pagan hoy, sino con al menos 1 año de retraso, incluso más. Una planta puede estar muy mal operada y mantenida y no percibirse desde producción hasta mucho tiempo después, cuando la disponibilidad y la fiabilidad caigan en picado.

Siendo esa la principal razón (anticiparse a los problemas derivados de una mala gestión), hay otra igualmente importante: la defensa de los intereses del cliente. En ocasiones pueden realizarse reparaciones con materiales de baja calidad, pueden realizarse reparaciones de forma inadecuada (con el único fin de abaratar el coste de una intervención) o puede mantenerse una instalación en funcionamiento de forma precaria.

Todavía podemos apuntar una razón más para justificar la necesidad de supervisión: tener información directa y fiable de lo que ocurre con las instalaciones. 

El perfil ideal del supervisor que el cliente nombra puede ser el siguiente:

  • Debe tener un buen conocimiento técnico de cada uno de los sistemas que integran la planta
  • Debe tener demostrada experiencia en la gestión de operación y mantenimiento
  • Debe tener conocimientos informáticos suficientes
  • Debe conocer herramientas modernas de gestión (TPM, RCM, mantenimiento predictivo), para impulsar su implantación
  • Debe tener altos conocimientos en Prevención de Riesgos, además de una fuerte mentalización en Seguridad
  • Debe ser una persona comprometida con la disminución del impacto ambiental

En cuanto al número de personas que deben encargarse de la supervisión del contratista, varía con el tipo de contrato y con la complejidad de la planta. Para una planta de tamaño medio y un contrato en el que los intereses del contratista y del cliente confluyan (contratos Full O&M) incluso con un solo supervisor puede ser suficiente, aunque puede ser recomendable el apoyo de un especialista en operación y otro de mantenimiento. No es muy justificable mayor estructura para este tipo de contratos(por ejemplo, supervisor eléctrico o mecánico, supervisor de planificación, etc). Para plantas muy grandes, con áreas claramente diferenciadas, puede ser conveniente asignar una persona por cada una de estas grandes áreas. Por último, si el contrato de operación y mantenimiento solo tiene como objetivo el suministro de mano de obra, o se trata de un simple asesoramiento para una mejor operación o mantenimiento, será necesario un equipo de gestión que incluya todo lo que no se ha contratado (planificación, oficina técnica, gestión de almacén, etc)

 

7.Conclusión

Los contratos de O&M constituyen una forma indudable de mejora. Permiten, entre otras cosas, que empresas ajenas a un sector determinado, sin know-how en ese sector, puedan introducirse y competir con empresas con larga tradición y grandes conocimientos. Son contratos muy focalizados en determinados sectores (sobre todo, la producción de energía eléctrica), pero son perfectamente aplicables a cualquier producción. 

No obstante, pueden tener algunos efectos negativos, y por ello, es necesario adoptar una serie de medidas para minimizarlos. Los principales son la pérdida de know-how (la capitalización del conocimiento la hace el contratista) y la pérdida de control sobre el día a día. 

Si se cuenta con un contrato de O&M que haga que los intereses del cliente y del contratista confluyan, si se selecciona al contratista adecuado, si se planifica bien el proceso de ‘aterrizaje’ del contratista y si la supervisión es la adecuada,  los contratos de Operación y Mantenimiento pueden resultar una buena opción, incluso la mejor opción.

 

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